>> En este post aprenderás: a estructurar la información rápidamente para adaptarla a una presentación o dossier de tu proyecto. 

Seguro que la palabra «presentación» te produce escalofríos. Probablemente te aterre pasar horas eligiendo imágenes, decidiendo qué vas a escribir, condensando toda la información que quieres contar o peleando con el siempre rebelde Powerpoint.

Siguiendo estos sencillos pasos podrás hacer rápidamente una presentación de empresa, de tus servicios o de cualquier otra temática. Aprenderás a optimizar al máximo tu mensaje para conseguir que brille delante de tu audiencia, sea grande o pequeña.

Empezar

Lo primero a tener en cuenta es que, si ya es importante ser breve y conciso en cualquier formato de comunicación, cuando se trata de una presentación (sin importar su temática) la brevedad se convierte en algo vital. En poco espacio debes comunicar mucho y además entretener.

Las buenas presentaciones se desarrollan en pocos minutos
porque todo el esfuerzo se ha invertido en prepararlas

«Hacer los deberes» funciona.

Imagina si merece la pena invertir tiempo en prepararse, que estoy segura de que si sabes manejarte bien, una presentación será la herramienta que te ayudará a conseguir tu objetivo, sea cual sea: generar interés por un producto, que te conozcan o cerrar una venta.

En este tipo de presentación que te propongo, vas a trabajar la información hasta desmenuzarla. Y ya no caerás en ese error que todos hemos cometido: hacer diapositivas basadas en bloques de texto. Al haberte familiarizado con tu mensaje previamente, también te sentirás más seguro comunicando y eso se reflejará en tu actitud el día de la presentación.

1. Primero, piensa

Empezar por abrir Power Point es como empezar la casa por el tejado.

Al igual que ocurre cuando tienes que dar un discurso delante de una gran audiencia, es de sentido común que antes de ponerte a redactar pienses en qué quieres contar. 

Una presentación es un apoyo que te ayuda a brillar. Que ensalza tu imagen y tus palabras. Nunca olvides que tú eres la pieza clave en todo esto y por eso debes tener muy clara la información en tu cabeza.

La presentación te ayudará en tu discurso, pero NO es tu discurso

Empecemos despacio. Ya estés detrás de una marca, seas un autónomo o alguien que busca trabajo por cuenta ajena, hazte estas preguntas:

• ¿Qué soy?
  ¿Qué aporto?
  ¿Qué me diferencia?
  ¿Cuáles son mis servicios?
  ¿Con qué clientes he trabajado?
  ¿Por qué deberían escogerme a mí?
  ¿Tengo opiniones de clientes que pueda aportar a la presentación?

Si se trata de presentar un producto o servicio específico que debe destacar por encima de la propia marca, también funcionan todas las preguntas anteriores.

2. Lo bueno, si breve…

No pienses en hacer una presentación de 89 hojas. Seguro que puedes condensar tu esencia en muchas menos, ¿qué tal 10? Imagina si alguien te dice: «te voy a contar lo que hacemos en 92 diapositivas ‘cargaditas’ de texto». ¿Cuál sería tu reacción? Seguro que bostezarías mentalmente.

Un truco: imagina que quien te escucha tiene muy poco tiempo y que cada minuto suyo, te cuesta 30 €. Cuanto antes expliques lo que haces, antes podréis entablar una conversación que te lleve donde tú quieres.

La función de una presentación es persuadir a quien te escucha en el menor tiempo posible

3. ¿A quién se lo vas a contar? Conoce a tu audiencia

Enfocar una presentación «desde» la audiencia es algo muy inteligente. Y la información es poder. Trata de recopilar el máximo número de datos sobre quiénes te escucharán: desde cuántos son, hasta dónde será la presentación. Investiga qué les motiva, por qué están allí, ¿sabes si compites con otros estímulos en ese momento?

Se trata de encontrar esa intersección, ese punto en el que coincide lo que tú tienes que contar con lo que le interesa a tu público. Para llegar, tienes muchas armas: el humor, el diseño, las palabras, tu encanto personal,…

Una presentación es una oportunidad para captar la atención y generar confianza

4. ¿Qué tiene que ver el copywriting con una presentación?

Si has respondido a las preguntas que te hice un poco más arriba, ya tienes la mayoría de los recursos necesarios para hacer una gran presentación, solo tienes que ordenarlos y optimizarlos.

Aquí es donde entra en juego el copywriting. En tu presentación tendrás que convencer, generar confianza, sorprender,…y una larga lista de verbos que todo copywriter conoce. ¡Vas a convertirte en uno de nosotros!

Tu objetivo en esta misión será captar la atención haciendo uso de la economía del lenguaje, es decir, con el menor número de palabras posible. Vas a cautivar y por eso tendrás que cuidar aspectos como el ritmo, la brevedad y la belleza de ciertas palabras. Por supuesto, tendrás que omitir aquellas que transmitan dudas, que no sean lo suficientemente convincentes y que resten importancia a tu discurso.

Quédate con lo esencial. Ya verás como todo sale bien.

5. La estructura

Una buena noticia. Aunque aún no lo sepas, ya tienes listo el esqueleto de la presentación. Tu estructura son las preguntas que te hiciste hace un rato. Ahora es cuando hay que ordenar todas tus respuestas para incluir únicamente la información más importante.

Lo que yo suelo hacer es coger papel y boli y dibujar varios cuadraditos de unos 8×8 cm. Dentro de ellas escribo los títulos de cada diapositiva; de esta forma delimito la temática de cada una y puedo tener una visión general de todo. Así es fácil elegir más rápidamente las imágenes que irán en cada una.

6. El contenido

Tienes el número de diapositivas y los títulos…llega el momento de completar con contenido. Puedes usar un documento Word para hacerlo. Más tarde podrás trasladarlo todo.

En esto, todo depende de ti. Sólo tú sabes qué información necesitas para poder seguir el hilo de lo que estás contando, pero estas son algunas recomendaciones que te ayudarán:

• Piensa en oraciones sueltas más que en párrafos largos
• Utiliza columnas, iconos, tablas y cualquier tipo de recursos visual, pero con moderación
• Filtra siempre lo más importante. Revisa y revisa hasta que «liberes» de contenido cada diapositiva
• Si puedes decirlo con una frase, no añadas más. Tan sólo trabaja para que esa frase sea la más poderosa
• Evita las redundancias, palabras que obstruyen el ritmo natural de la presentación o que directamente suenen mal

7. Programas: Powerpoint, Indesign, Canvas o Keynote

Una vez tenemos claro lo que vamos escribir, sabemos el número de diapositivas, tenemos el mensaje principal de cada una y el texto que incluiremos, por fin podemos canjear nuestro premio: abrir el programa de edición que vayamos a utilizar.

¡Pero cuidado! Aunque estas herramientas sugieren combinaciones de colores, imágenes y tipografías, lo ideal es que siempre utilices tu identidad corporativa. La coherencia es importantísima en comunicación.

Hay varias opciones, según lo que más cómodo te resulte:

• Powerpoint. Tanto la versión de escritorio como las de Google Drive funcionan genial. Seguramente ya lo habrás utilizado y sabrás que permite jugar con los tiempos, temporalizar nuestras diapositivas, poner efectos de transición, etc. Por supuesto, también incluye los controles de edición básicos: formatos, tamaños, negritas, tipografías, etc.
• Canva. Ya compartí en un post las maravillas que un programa como Canva podía hacer por aquellos que no somos diseñadores. Tiene una opción de presentaciones bastante interesante, que te facilitará mucho el trabajo y te permitirá personalizarlo con algunas opciones que vienen por defecto.
• Indesign. Este es mi favorito y el que utilizo siempre, aunque requiere conocimientos en programas de diseño. Es del paquete Adobe y los resultados que pueden conseguirse son espectaculares.
• Keynote. Esta opción sólo es viable si usas Mac. Keynote te propone muchas combinaciones interesantes de tipografía, así como de distribución de imágenes. Es una maravilla.

Una vez termines, recuerda siempre exportar tu presentación en su formato original y también en PDF por seguridad. Como extra, envíatela al correo. Recuerda que la tecnología es especialista en fallar los días más importantes (¡no se lo pongas fácil!).

8. Pero, ¿y las fotos?

Si las palabras son importantes en una presentación, los elementos gráficos son esenciales. Una cosa no se entiende sin la otra. ¿Qué elemento visuales necesitas para hacer una presentación profesional?

• Logo o tu nombre escrito en una tipografía que te represente
• Tipografía corporativa
• Colores corporativos
• Imágenes propias
• Imágenes libres de derechos pero relacionadas con lo que haces

Seguro que estarás pensando que se puede hacer una presentación sin todos estos elementos, pero estamos hablando de hacer «La mejor presentación», una deslumbrante y maravillosa.

Déjame decirte que todos estos elementos marcan siempre la diferencia. No solo te ayudan a transmitir una imagen profesional, sino que serán un respaldo visual que te hará sentir más seguro cuando estés presentando.

Aquí tienes algunos consejos visuales:

• Respeta la tipografía, insisto. Utiliza como mucho dos diferentes (aquella definida para tu identidad corporativa) y no te salgas de los colores corporativos. Puedes poner tu logo en pequeñito abajo a la derecha en cada diapositiva, para que la presentación no pierda tu esencia en ningun momento.
• Es habitual no tener imágenes para todo, pero seguro que encuentras lo que buscas en los bancos de imágenes de pago y gratuitos que existen. Puedes obtener imágenes muy atractivas que acompañen a tus palabras sin hacer una gran inversión. Pexels y Unsplash son algunos de ellos.
• Una vez hayas seleccionado las fotos, distribúyelas en cada diapositiva. En este punto tienes varias opciones: puedes ponerlas a tamaño completo, ocupar la mitad o hacer un collage. Ver muchos ejemplos de diseño editorial te ayudará a desarrollar ese sentido estético.
• Bonus track. Si no tienes identidad corporativa aún, no dudes en contratar a un profesional para que lo haga por ti. Es una de las mejores decisiones que he tomado desde que empecé. Ni te imaginas lo libre que serás cuando delegues esto y alguien especializado tome esta decisión por ti.

Si tienes dudas, hazlo minimalista. Deja que una tipografía elegante haga brillar tu mensaje, utiliza imágenes que inspiren y tu encanto personal hará el resto a la hora de presentar

9. La hora mágica

Ya lo tienes todo.

Es el momento de comunicar de verdad.

En una presentación de cualquier tipo hay que ir bien vestido, sí, pero «versión siglo XXI». De nada sirve ponerse un traje de chaqueta, si te sientes incómodo. Mejor una americana y unos vaqueros si así estás más relajado. Usa las prendas que mejor te sienten, pero procura que sean neutrales para no distraer la atención. Sonríe, nada relaja más que una sonrisa cuando queremos contar algo. Aunque cueste, mira a los ojos de las personas que tienes delante; si consigues conectar con ellos, te escucharán y cumplirás tu misión. Y sobre todo, cree cada una de las palabras que has escrito, tu actitud es tu mayor activo.

Si tienes algún consejo más que te funcione especialmente bien en tus presentaciones, ¡compártelo en los comentarios! La presentación perfecta existe y yo puedo ayudarte a hacerla realidad.